Cadre de classement des archives du Ministère de la Santé

Abstract

L’archivage constitue un enjeu majeur pour toute administration publique, en particulier pour le Ministère de la Santé Bénin dont les missions touchent directement à la vie et au bien-être des populations. Les documents produits et reçus par les services du ministère sont porteurs de valeur administrative, juridique, scientifique et historique. Ils témoignent des actions menées, garantissent la traçabilité des décisions et préservent la mémoire institutionnelle. Conscient de sa responsabilité en matière d’archivage et de l’importance que revêtent les archives, le Ministère de la Santé s’est doté en Avril 2010 de deux outils essentiels : le cadre de classement et le tableau de conservation des archives. Le premier organise les documents selon une logique fonctionnelle et hiérarchisée, facilitant leur repérage et leur utilisation. Le second définit les règles de durée de vie des documents, en précisant leurs délais successifs de conservation au bureau et au pré-archivage, ainsi que les sorts finaux qui leur sont dévolus. Ces outils, complémentaires et indissociables, visent à assurer une gestion rationnelle, efficace et conforme aux normes archivistiques. Ils contribuent à renforcer la transparence administrative, à améliorer la qualité du service public et à préserver le patrimoine archivistique du Ministère de la Santé. De 2010 à ce jour, le ministère a connu divers changements organisationnels, faisant apparaître de nouvelles attributions ou supprimant d’autres. Ainsi donc, il était devenu nécessaire d’élaborer de nouveaux outils de gestion, arrimés à la mission, aux attributions actuelles et aux activités menées par le ministère. Les présents outils de gestion des archives sont proposés comme références destinées à guider les services dans leurs pratiques quotidiennes et à garantir une gestion harmonisée des archives au sein du ministère. En mettant à disposition ces nouveaux outils de gestion des archives, le Ministère de la Santé réaffirme son engagement à renforcer la gouvernance documentaire et à préserver sa mémoire institutionnelle au service des générations présentes et futures. Ces outils s’adressent à l’ensemble des agents et responsables, qui sont appelés à les appliquer avec rigueur et constance, afin d’assurer une gestion optimale des archives. Leur mise en œuvre constitue donc un levier stratégique pour accompagner le Ministère de la Santé dans sa mission de protection et de promotion de la santé publique. Les acteurs de la chaîne d’archivage sont donc invités à en faire une appropriation subséquente afin de garantir une meilleure conservation, une exploitation optimale et une valorisation durable du patrimoine archivistique national.